PENJELASAN KONSEPSI dan GRAND STRATEGY LP3I PUBLIC RELATIONS

PENJELASAN KONSEPSI dan GRAND STRATEGY
LP3I PUBLIC RELATIONS

A. HAL-HAL POKOK DALAM PR.
Public relation is a management function that helps achieves organizational objectives, define philosophy and facilitate organizational change. Public relations practitioners communicate with all relevant internal and external publics to develop positive relationship and to create consistency between organizational goals and societal expectations. Public relations practitioners develop, execute and evaluate organizational programs that promote the exchange of influence and understanding among an organization’s constituent parts and publics (Otin Baskin, et. al, 1997:5)
(PR adalah fungsi manajemen yang membantu meraih tujuan organisasi, merumuskan filosofi dan memperantarai perubahan organisasi. Praktisi PR berkomunikasi dengan seluruh publik internal dan eksternal yang terkait untuk membangun hubungan positrif dan untuk menciptakan konsistensi antara tujuan organisasi dan harapan masyarakat. Praktisi PR mengembangkan, melaksnakan dan mengevaluasi program organisasi dengan mendorong pertukaran pengaruh dan pengertian antara bagian-bagian pokok dan publik organisasi)
Kebanyakan perusahaan-perusahaan di Indonesia kurang menempatkan pentingnya Public Relations. Hal ini tentunya berbeda dengan negara- negara maju seperti di Amerika maupun Eropha yang mengedepankan posisi PR sebagai ujung tombak roda organisasi perusahaan. Era persaingan saat ini tentuntunya sudah menjadi keharusan, bahwa PR merupakan kunci keberhasilan terciptanya suatu branch image yang merupakan citra yang harus dibangun dalam perusahaan tersebut. Terlebih LP3I yang khususnya bergerak di bidang pendidikan yang menghadapi berbagai tantangan dengan daya saing yang cukup kompetitif, daya minat memiliki rating yang tinggi namun daya belinya masih dikategorikan rendah, hal ini tentunya diperlukan langkah-langkah strategis tertentu. Sebenarnya dengan popularitas, jaringan maupun keberhasilan siswa didiknya merupakan suatu citra positif yang harus terus di gali, dipertahankan dan di kembangkan.

Ada beberapa langkah penting yang menjadi tolok ukur keberhasilan sebagai pendobrak daya saing, dengan meminjam bahasa Phip Kotler antara lain;

1. Product (product-produk apa saja yang dihasilkan LP3I)
2. Price (apakah biaya terlalu mahal, sedang atau murah?)
3. Place (apakah tempatnya strategis?)
4. Promotion (sejauhmana langkah-langkah promosi yang dilakukan?)
5. Power (bagaimana kekuatan LP3I di mata masyarakat, pemerintah maupun stake holders)
6. Public Relation(apakah sudah memaksimalkan peran dan fungsi internal dan eksternal PR?)




Untuk pengembangan PR ada beberapa kualifikasi penting yang merupakan suatu bangian yang terinterasi antara satu dengan yang lainnya

1. ability to comunicate
2. ability to organize
3. ability get on with people
4. personal integrity
5. imagination

Kemampuan manajerial berbagai kegiatan
- PR special events
- Business meeting
- Konferensi pers
- Manajemen PR krisis
- Publisitas
- Kegiatan dengan keterampilan manajemen
- Memiliki banyak ide dan kreatif
Dalam pelaksanaannya terdapat tiga strategi penting, yakni
1. LP3I Pull strategy, public relations memiliki dan harus mengembangkan kekuatan untuk menarik perhatian publik.
2. LP3I Push strategy, public relations memiliki kekuatan untuk mendorong berhasilnya pemasaran.
3. LP3I Pass strategy, public relations memiliki kekuatan untuk mempengaruhi dan menciptakan opini publik yang menguntungkan

Public Relations, seberapa penting untuk diperhatikan ?
Dalam manajemen umum kita mengenal istilah MBO (Management by Objective) yang secara formal disebut Total Management System. Dalam konteks Public Relations, Manajemen Public Relations lebih menekankan pada hasil akhir dibandingkan evaluasi kinerja suatu proyek. Beberapa prinsip-prinsip yang dapat diterapkan dalam menerapkan sistem MBO ke dalam Manajemen Public Relations, antara lain :
Public Relations merupakan suatu hal vital dalam perusahaan. Vital karena berhubungan dengan kemampuan membentuk opini. Dalam hal ini seorang manajer dan Direksi harus memiliki keterampilan dalam bidang Public Relations untuk memberikan opini, pandangan yang berkaitan dengan bidangnya dan berhubungan dengan citra perusahaan. Public Relations dapat diformalkan menjadi Departemen/Divisi jika bidang komunikasi yang harus ditangani sudah meluas dan LP3I sudah berkembang pesat.
1. Tugas Public Relations bagi LP3I adalah mengumpulkan fakta dan memberikan masukan kepada pihak perusahaan, misalnya pemberian data bagi pimpinan untuk persiapan rapat umum pemegang saham.
2. Cara kerja Public Relations harus berdasarkan skala prioritas, Public Relations bekerja berdasarkan program yakni program mana yang menjadi prioritas dan sangat mendesak.
3. Evaluasi kegiatan Public Relations, melalui Self Evaluation (bagaimana kinerja Public Relations dapat dinilai secara internal oleh karyawannya) dan Polling (bagaimana citra LP3I di mata masyarakat).
4. Sumber-sumber Public Relations harus dapat dimanfaatkan. Pengertian sumber tidak hanya internal Public Relations melainkan dari bagian/departemen lainnya. Data tersebut diharapkan dapat dipakai kapan saja. Untuk perusahaan yang besar dibutuhkan dana publikasi yang cukup banyak untuk diinformasikan luas kepada khalayak.
5. Seberapa jauh kontribusi Public Relations pada tujuan akhir perusahaan ? Setiap personil yang memberikan input kepada Public Relations dapat diolah menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek perusahaan. Dalam hal ini Public Relations tidak memiliki blue print atau standar tertentu tetapi lebih didasarkan pada program yang cocok dengan LP3I.

B. BAGIAN-BAGIAN PUBLIC RELATION

1. Marketing Public Relations

“Marketing Public Relations works because it adds value to product through its unique ability to lend credibility to product message”. Philip Kotler
Memasuki era globalisasi, persaingan di berbagai bidang semakin nyata saja. Keberhasilan kinerja Public Relations sebagai item penting organisasi/perusahaan yang bertugas menicptakan dan mempertahankan nilai/image positif organisasi, semakin tinggi. Salah satu cara yang ditempuh adalah dengan berusaha memarketkan aktivitas public relations dengan maksimal dan efektif.
Dalam bukunya The Marketer’s Guide to Public Relations, Thomas L Harris mengatakan,
Marketing Public Relations is the process of planning and evaluating programs, that encourage purchase and customer through credible communicayion of information on impression that identify companies and their products with the needs concerns of customers
Secara umum dapat diartikan, Marketing Public Relations adalah suatu proses perencanaan, pelaksanaan dan pengevaluasian sprogram-program yang dapat merangsang pembelian dan keuapasan konsumen melalui komunikasi mengenai informasi yang dapat dipercaya dan melalui kesan-kesan positif yang ditimbulkan dan berkaitan dengan identitas perusahaan atau produknya sesuai dengan kebutuhan, keingian dan kepentingan bagi para konsumennya.
Dari pengertian-pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa Marketing Public Relations merupakan perpaduan pelaksanaan program dan strategi pemasaran (marketing strategy implementation) dengan tkivitas program kerja public relations (work program of Public relations). Dalam pelaksanaannya terdapat tiga strategi penting, yakni
1. Pull strategy, public relations memiliki dan harus mengembangkan kekuatan untuk menarik perhatian publik.
2. Push strategy, public relations memiliki kekuatan untuk mendorong berhasilnya pemasaran.
3. Pass strategy, public relations memiliki kekuatan untuk mempengaruhi dan menciptakan opini publik yang menguntungkan
Jelas, marketing dalam Marketing Public Relations tidaklah dalam pengertian sempit.Tetapi berkaitan dengan aspek-aspek perluasan pengaruh, informative, peusasif, dan edukatif, baik segi perluasan pemasaran ( makes a marketing) atas suatu produk atau jasa, maupun yang berkaitan dengan perluasan suatu pengaruh tertentu (makes an influence) dari suatu kekuatan lembaga atay terkait dengan citra dan identitas suatu perusahaan.
Peranan Marketing Public Relations
Dilihat dari segi pemasaran, Marketing Public Relations berperan sebagai salah satu cara mencapai tujuan pemasaran, yaitu :
1. Mengadakan riset pasar, untuk mendapatkan informasi bisnis yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan konsumennya.
2. Menciptakan produk yang sesuai dari hasil riset pasar tersebut.
3. Menentukan harga produk yang rasional dan kompetitif
4. Menentukan dan memilih target konsumen (target audience)
5. Merencanakan dan melaksanakan kampanye pomosi produk ( pre-project selling) yang akn diluncurkan serta mampu bersaing di marketplace dan cukup menarik (eyes catching) baik segi kemasan, maupun kualitas produk yang ditawarkan terhadap konsumennya
6. Komitmen terhadap pelayanan purna jual dan kepuasan pelanggan akan terpenuhi, yang mengacu kepada “Marketing is the idea of satisfying the needs of customers by means of the product and the whole cluster of things associated with creating, delivering and finally concumming it”.
Sementara itu dilihat dari segi komunikasi, Marketing Public Relations berperan untuk :
1. Menumbuh kembangkan citra positif perusahaan (corporate image) terhadap publik eksternal atau masyarakat luas, demi tercapainya saling pengertian bagi kedua belah pihak.
2. Membina hubungan positif antar karyawan (employee relations) dan antara karyawan dengan pimpinan atau sebaliknya, sehingga akan tumbuh corporate culture yang mengacu kepada disiplin dan motivasi kerja serta profesionalisme tinggi serta memiliki sense of belonging terhadap perusahaan dengan baik.
Untuk merealisasi tujuan dan peranannya dengan baik, Marketing Public Relations diwujudkan dengan berbagai program komunikasi seperti yang pernah dibahas sebelumnya. Mulai dari komunikasi lisan tulisan, komunikasi cetak (majalah, press release, brosus), sampai komunikasi elektronik melalui radio, internet maupun televisi.


2. Public Relations Officer
The Public Relations Officer must be an expert in Communication aspects.-Newson and Siefried
Melihat peran, fungsi, tugas dan program kerja public relations yang begitu luas dan penting, seorang public relations officer atau public relations practitioner haruslah seorang yang benar-benar handal dan berkemampuan professional.
Berdasarkan kemampuannya sebagai pelaksana/pejabat public relations, public relations officer harus mampu :
1. Menarik perhatian publik melalui berbagai kegiatan publikasi kreatif, inovetif, dinamis dan menarik. Bisa dengan menggunakan teknik AIDDA, yakni ,
o Attention ( berusaha menarik perhatian )
o Interest ( membangkitkan minat)
o Desire ( membangkitkan hasrat )
o Decision ( mendorong pengambilan keputusan )
o Action ( mendorong melakukan aksi/tindakan )
2. Mengamati dan menganalisa suatu persoalan/masalah berdasarkan fakta di lapangan, perencanaan kerja, berkomunikasi, dan mampu mengevaluasi suatu problematic yang dihadapi.
3. Mempengaruhi pendapat umum melalui kekuatan publik relations dalam merekayasa pandangan atau opini publik yang searah dengan kebijakan organisasi yang diwakilinya.
4. Menjalin suasana kondusif, saling percaya, toleransi, saling menghargai, dan lain sebagainya dengan berbai pihak terkait.
Beradasarkan kedudukan dalam manejemen perusahaan, atau dikaitkan dengan fungsi manajemen dalam perusahaan, public relations officer harus mampu :
1. Menjelaskan tujuan-tujuan organisasi kepada publiknya. Dan ini akan bisa tercapai jika ia benar-benar memahami pesan yang akan disampaikannya.
2. Memperlancar pelaksanaan public policy-nya. Jangan sampai pesan/informasi yang disampaikan membingungkan.
3. Melihat ke dapan atau memprediksi sesuatu secara tepat, berdasarkan pengetahuan dara atau sumber informasi secara actual dan factual yang menyangkut kepentingan semua pihak.
Sementara berdasarkan fungsi komunikasi dalam organisasi, seorang public relations officer harus mampu menguasai seluruh aspek dan teknik komunikasi atau unsure-unsur pokok dalam proses komunikasi, yaitu :
1. Source ( communicator), individu atau pejabat PR yang berinisiatif sebagai sumber atau penyampai pesan.
2. Message, pesan, gagasan, ide yang akan disampaikan kepada komunikan.
3. Channel, media, sarana atau saluran komunikasi yang akan digunakan untuk penyampaian message.
4. Target Audience/public ( communican), individu, kelompok yang akan menerima message.
5. Effect, perubahan/ dampak yang terjadi pada diri komunikan setelah menerima message.

C. JENIS-JENIS KEGIATAN
1. Pameran
“Knowledge is absorted through the five senses assessed in the following proportions,are, sight, hearing, touch,smell, and taste. Jack Dobe”. (Audio Visual Advertising)
Berbagai penelitian membuktikan, pesan komunikasi lebih mudah diterima dan dimengerti komunikan jika diberikan dalam bentuk pesan tulisan/gambar atau bentuk lain yang memanfaatkan penggunaan indera mata. Hampir 90% informasi bisa mudah diserap melalui indera mata. Berdasarkan pertimbangan itu pula, pameran banyak diselenggarakan organisasi/instanti untuk memberikan informasi kepada publiknya selain menggunakan bentuk komunikasi lain.
Pameran adalah media periklanan/kegiatan yang menunjukkan sesuatu kepada publik/umum mengenai kelebihan dan keunggulan produk/jasa tertentu. Tentu saja dengan tujuan akhir, publik/audience bisa menggunakan produk/jasa yang ditawarkan.
Yang menjadi kelebihan pameran dibanding kegiatan lainnya adalah, publik dapat menyaksikan peragaan proses produksi barang atau benda tertentu, dapat bertanya sepuasnya, bahkan mungkin mencobanya. Karena dinilai efektif ini pula, perusahaan banyak mengagendakan pameran sebagai kegiatan rutin mereka.

Klasifikasi Pameran

1. Beradasarkan Jenisnya.
1.
1. Pameran Barang, yang dipertunjukan adalah benda-benda yanh umumnya berbentuk asli, misalnya pameran automotif mobil atau motor, pameran elektronik. Tujuannya, pengunjung bisa termotivasi untuk membeli.
2. Pameran Kegiatan/Jasa, memperkenalkan atau mempertunjukan proses suatu pembuatan barang/produk.
2. Berdasarkan Sifatnya,
1. Pameran Khusus, diselenggarakan secara mandiri oleh organisasi tertentu misalnya persatuan penggemar perangko, pelukis dll.
2. Pameran Bersama, pameran yang diselenggarakan bersama-sama perusahaan lain, baik perusahaan sejenis maupun tidak sejenis. Misalnya Jakarta Fair.
3. Pamern Umum, hampir sama dengan pameran bersama, tetapi temanya lebih luas.
3. Beradasarkan Frekuensinya.
1. Pameran Berkala, diadakan secara berkala.
2. Pameran Insidental, diadakan apabila dianggap perlu.
4. Berdasarkan Lingkup Geografis
1. Pameran Lokal, diadakan di sebuah kita untuk menginformasikan kegiatan organisasi/perusahaan setempat.
2. Pameran Nasional, ruanglingkupnya nasional.
3. Pameran Internasional, diikuti oleh perusahaan berbagai negara.
Perencanaan Pameran
1. Menentukan Tema. Harus ditentukan tema yang tepat, usahakan khas dan bisa menarik perhatian publik.
2. Penelaahan, menyangkut fasilitas. Tempat, situasi dan dana penunjang atau sponsorship.
3. Menentukan Kontraktor, terutama jika pameran yang dilakukan bertaraf nasional/internasional.
4. Menetapkan Jenis Barang/Produk/Jasa. Perlu diperhatikan barang/produk/jasa yang akan dipamerkan harus disesuaikan dnegan tema,acara dan ukuran ruang pameran.
5. Menentukan Personel. Ini penting karena orang yang terlibal harus benar-benar bisa bertanggungjawab secara professional terhadap aktivitas pameran/
6. Mempersiapkan brosur/bahan tulisan yang akan membantu menerangkan produk/barang/jasa yang ditawarkan.


2. Special Events

Special events is an event of which usually produce to gain favourable attention in media for your client, your company or your product.
Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk menarik perhatian dan minat publik terhadap produk/jasa atau kebijakan organisasi.perusahaan, public relations bisa menyelenggarakan acara-acara khusus.
Secara khusus, public relations special events bisa meningkatkan 4 unsur penting :
1. Awareness ( pengenalan) produk/jasa,policy, organisasi
2. Pleasure, upaya pemenuhan selera publik
3. Knowledge, meningkatkan pengetahuan publik
4. Image, meningkat citra positif perusahaan.
Bentuk Special Events dilihat dari jenis kegiatannya terdiri dari :
1. Acara peresmian. Peresmian gedung/fasilitas baru, kantor cabang, dll
2. Acara peringatan tertentu, missal peringatan Isra Mi’raj, peringatan Hari kemerdekaan
3. Acara komersial, peluncuran produk barang/jasa tertentu
4. Acara Sosial, misalnya pemberian santunan yatim piatu, sumbangan bencana, dll.
Bentuk-bentuk special events yang sudah dikenal saat ini di antaranya :
1. Festival, misalnya LP3I FUTSAL COMPETITION
2. Fair, misalnya Jakarta Fair, Jabar Fair
3. Parade, biasanya menghadapi perayaan hari-hari besar tertentu.
4. Seminar, acaranya lebih formal, membahas tema tertentu.
5. Open house, mengundang publik untuk mendatangi perusahaan guna melihat langsung perusahaan tsb.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan special events;
1. Penyusunan jadwal, mulai dari persiapan, pelaksanaan atau kegiatan serta tema dari special events itu sendiri, dan dukungan dana (budget) fasilitas, personel (manajemen) serta kemudian evaluasinya.
2. Personel yang terkait mensukseskan acara. Mulai dari panitia pelaksana, sponsorhip, tamu undangan, sampai master of ceremony.
3. Rancangan pelaksanaan kegiatan, bagaimana bentuk penyajian dll.
4. Tujuan khusus dan umum special events tersebut.

3. Public Relations Writing
Public Relations Writing adalah segala bentuk penulisan naskah public relations dalam sebuah organisasi/instansi.
PR Writing terdiri dari beberapa jenis yang masing-masing memiliki gaya penulisasn (style) berbeda.
1. Naskah (Script), di antaranya naskah pidato (speech writing), presentasi (presentation)
2. Siaran (Release), siaran pres (press release), journal magazine (majalah internal)
3. Laporan (Report), laporan tahunan (annual report)
4. Profil (Profile), profil perusahaan dan produk (company profile and product)
5. Pomosi (Promotion),
6. naskah tulisan promosi dalam bentuk artikel sponsor (advetorial), brosur, kalender, billboard dll.
4. Press Release
Press release merupakan produk PR Writing yang paling sering dibuat suatu organisasi. Siaran pers ini berupa berita singkat yang fungsinya menginformasikan kegiatan yang telah atau akan dilakukan organisasi. Press Release bisa menggunakan media cetak ( Koran, majalah) atau media elektronik seperti televisi, radio maupun internet.
Hal-hal penting menyangkut press release :
1. Berbentuk short news, dengan format 5W + 1H, yakni Who, What, When. Where. Why, How.
2. Struktur kalimatnya menggunakan bentuk primida terbalik, yang menandakan berita yang paling penting diletakan paling atas, dalam lead (intro) tulisan.
3. Menggunakan kalimat langsung.
4. Informasi yang disampaikan actual dan akurat.
Contoh:
LP3I cabang kramat, menyelenggarakan Training Leaning Centre (TLC) Bahasa Inggris dan Bahasa Jepang. Direktur LP3I menggatakan, TLC merupakan kegiatan ekstra kurikuler yang secara rutin diselenggarakan. Kegiatan ini ditujukan guna meningkatkan kemampuan berbahasa asing para mahasiswa, lisan maupun tulisan. Rencananya, pada penyelenggaraaan TLC berikutnya, akan dibuka pula kelas bahasa Mandarin.TLC Bahasa Inggris dan Bahasa Jepang diadakan di kampus LP3I kramat dan terbuka untuk umum.
5. Company Profile
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan Company Profile :
1. Menampilkan aspek perusahaan, susunana komisaris, struktur organisasi sampe kantor-kantor cabang yang ada.
2. Dikemas dalam suatu sajian yang “khusus”, eksklusif, baik dalam bentuk cetak mauopun elektronik.
3. Menampilkan segi histories dan filosofis perusahaan/organisasi.
4. Diterbitkan tidak terlalu sering, kecuali kalau ada perubahan prinsipil.
5. Daftar isi company profile biasanya berisi :
1. Introduksi
2. Kata Pengantar atau sambutan Dewan Komisaris atau Direktur Utama.
3. Historis dan struktur organisasi perusahaan
4. Produk barang/jasa yang ditawarkan
5. Kinerja dan manajemen perusahaan/organisasi
6. Nilai asset dan kekayaan perusahaan.
7. Pengembangan perusahaan, bisnis dan SDM
8. Prospek dan tantangan yang dihadapi perusahaan pada saat sekarang dan akan datang
9. Daftar kantor cabang, alamat, telepon dan lain-lain.













Program Kerja Public Relations Dalam Organisasi
What’s our problem?
What we can do?
What we did and why?
How did we do?
Kedudukan, peranan dan tugas Public Relations dalam sebuah organisasi (perusahaan/pemerintahan), jelas sengatlah penting. Sehingga pelaksanaan aktivitasnya harus dikemas seefektivas mungkin. Dan ini di antaranya bisa diraih dengan cara mempesiapkan dan mengaplikasikan program kerja Public Relations dengan baik dan tepat.
Dalam bukunya Effective Public Relations, M. Cultip & Allen H Center menyebutkan, program kerja public relations melalui proses empat tahapan atau langkah-langkah pokok, yakni :
1. Research Listening (Penelitian dan Mendengarkan). Dalam tahap ini Public Relions Officer mempelajari opini, sikap,. Dan reaksi publik terkait terhadap kebijakan atau produk organisasi. Dalam tahap ini ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi, yakni What’s our problem?.
2. Planning Decission ( Perencanaan pengambilan keputusan). Memberikan sikap, opini, ide, dan reaksi yang berkaitan dengan kebijaksanaan. Dilakukan pula penetapan program, kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan atau keinginan-keinginan pihak berkepentingan, Here’s what what we can do?
3. Communication -Action ( Mengkomunikasikan dan Pelaksanaan). Menjelaskan dan sekaligus menfasirkan informasi mengenai langkah-langkah yang akan dilakukan, diharapkan bisa mempengaruhi pihak-pihak tertentu yang penting dan berpotensi mendukung program organisasi. Here’s what we didi and why?
4. Evaluation (Mengevaluasi).Mengadakan penilaian.evaluasi terhadap program dan hasil kerjas aktivitas public relations. How did we do?
Ke empat tahapan tersebut. Satu sama lain berkaitan sangat erat. Artinya guna mendapatkan hasil maksimal, semua tahapan harus senantiasa dilalui/dilaksanakan dengan baik. Setiap tahap dalam program kerja public relations itu, sama pentingnya bagi terlaksananya suatu program public relations yang efektiv.
Jika diuraikan lebih rinci, ke empat tahapon menurut M Cultiv & Center tersebut, adalah sebagai berikut :
1. Menganalisa prilaku umum dan hubungan organisasi terhadap lingkungan.
2. Menentukan dan memahami secara benar prilaku tiap-tiap kelompok terhadap organisasi.
3. Menganalisasi tingkat opini publik, baik yang intern (internal public) maupun yang ekstern (external public).
4. Mengantisipasi kecenderungan-kencenderungan , masalah-masalah potensial, kebutuhan-kebutuhan dan kesempatan-kesempatan.
5. Menentukan formulasi dan meurumuskan kebijakan-kebijakan.
6. Merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau mengubah prilaku masayarakat sasaran. Termasuk membuat budget/anggaran biaya operasionalnya.
7. Menjalankan dan melaksanakan aktivitas-aktivitas sesuai dengan program yang telah direncanakan. (Lihat kembali bahasan Tugas dan Peranan Public Relations)
8. Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan.

The Functions of Public Relations
“Aspect of Public Relations Publications to make Publicity and public as target audience have something to know informations.
Ruang lingkup tugas public relations bagi seorang individu atau dalam sebuah organisasi, dibedakan menurut dua rung lingkup aktivitasnya yakni Internal Public Relations dan External Public Relations.
Tugas dalam Internal Public Relations di antaranya,
Menyelenggarakan komunikasi persuasive dan informative kepada internal publik ( karyawan (termasuk bawahan), pemegang saham), dan bukannya komunikasi koersif. Mendapat kepercayaan dari publik dalam mendapatkan kesamaam pengertian tentang visi misi perusahaan dengan publik dalam meningkatkan kegairahan kerja karyawan.
Pencapaian tujuan tersebut dia ntara bisa dicapai melalui bentuk komunikasi informative persuasive seperti,
1. Writing information, di antaranya dalam bentuk surat, papers, bulletin, brosur.
2. Speaking information, di antaranya dalam bentuk briefing, rapat, diskusi terbuka, ceramah.
3. Concelling dengan menyelenggarakan pelatihan/penyuluhan langsung mengenai suatu masalah kepada para karyawan melalui karyawan lain yang sudah terlebih dahulu dibina.
Tugas dalam External Public Relations, di antaranya.
1. Menilai sikap dan opini publik terhadap kepemimpinan, terhadap para pegawai dan medote yang digunakan.
2. Memberikan advis dan bimbingan pada pimpinan tentang segala sesuatu yang ada hubungannnya dengan public relations mengenai aktivitas-aktivitas.
3. Menanamkan image/citra positif perusahaan
4. Menyelesaikan semua masalah yang berhubungan dengan publik, dengan bijaksana dan menggunakan win-win solution.
5. Menjalih hubungan yang harmonis dengan semua publik luar, mulai dari masyarakat, pemerintahan sampai media massa.
6. menyususn staf yang benar-benar ahli di bidang public relations.
Dan tujuan-tujuan itu di antaranya bisa dicapai melalui bentuk komunikasi:

Sumber Informasi

Peran penting komunikasi dalam mendukung upaya-upaya perubahan sosial, termasuk didalamnya pembangunan dan pengembangan partisipasi masyarakat di negara-negara berkembang telah disadari sejak lama. Tahun 1980 an, agen-agen donor internasional dan pemerintah negara berkembang mulai intensif mengeksplorasi peran komunikasi dalam memperkenalkan dan mendukung aktivitias pembangunan (Graeff dkk, 1996: 15). Namun pelaksanaan kegiatan komunikasi sosial yang menjadi kunci dalam penyadaran dan ajakan kepada masyarakat untuk terlibat dalam program pembangunan tidak berlangsung dengan baik. Hasilnya, banyak masyarakat kurang secara sukarela dan sadar melibatkan diri dalam kegiatan program tersebut.
Dalam prakteknya, target sebagian besar usaha penyebaran informasi adalah anggota masyarakat yang masih terpengaruh oleh opini mayoritas – yang lebih sering dibentuk oleh opinion leader dan media massa-. Bahkan terkadang kegiatan komunikasi yang lebih diarahkan kepada pencapaian penambahan pengetahuan, perubahan sikap dan perilaku sering dijalankan secara sepihak oleh para perencana program –yang lebih banyak dari kalangan pemerintah-.

Hal ini menjadi salah satu sumber kegagalan sosialisasi pembangunan selama ini. Kegiatan komunikasi sosial sering dilakukan tanpa memperhatikan kondisi khalayak dan konteks budaya masyarakat setempat. Fakta membuktikan bahwa kelompok-kelompok budaya atau subkultur-sub kultur yang ada dalam suatu budaya memiliki perangkat norma yang berlainan (Mulyana, 2000: 7).
Di era reformasi, banyak perubahan tatanan kehidupan masyarakat, khususnya aspek kebebasan menyampaikan pendapat dan aspirasi. Kondisi seperti ini terjadi di semua wilayah, saat ini semua pihak dengan bebas serta terbuka dapat menyampaikan pendapat dan aspirasinya di depan umum. Opini dan sikap terhadap kebijakan pemerintah ataupun pelayanan pemerintah sudah biasa dikemukakan secara langsung ataupun melalui media.
Peran Sumber Informasi
Sumber informasi berperan penting bagi seseorang dalam menentukan sikap atau keputusan bertindak. Banyak media seperti media massa, baik media cetak seperti surat kabar dan majalah, ataupun elektronika seperti televisi dan radio; dan pemuka pendapat untuk wilayah pedesaan dianggap cukup efektif untuk menciptakan konsesus sosial.
Secara umum media berfungsi sebagai sumber informasi, sumber pendidikan dan sumber hiburan. Tetapi sebetulnya, khalayak tidaklah dengan mudah mengikuti pesan media. Hal ini karena mereka memiliki kemampuan menyeleksi segala terpaan pesan informasi yang menerpainya. DeFleur dan Ball-Rokeach (dalam Rakhmat, 1994) melihat ketika individu berhadapan dengan media, dikaji dalam tiga kerangka teoritis: perspektif perbedaan individual, perspektif kategori sosial dan perspektif hubungan sosial.
Perspektif Perbedaan Individual, melihat bahwa sikap dan organisasi personal-psikologis individu akan menentukan bagaimana individu memilih stimuli dari lingkungannya, dan bagaimana ia memberi makna pada stimuli tersebut. Setiap individu memiliki pengalaman hidup dan lingkungan yang berbeda-beda, oleh karenanya dalam menggunakan media massa juga dengan pola yang berbeda-beda.
Perspektif Kategori Sosial, memandang bahwa dalam masyarakat terdapat kelompok-kelompok sosial yang reaksinya terhadap stimuli tertentu cenderung sama. Kategori ini bisa dikaji dari aspek usia, jenis kelamin, pendidikan, tempat tinggal, dan sebagainya; yang kesemuanya itu berpengaruh pada sikap-sikapnya dalam memanggunakan media massa.

Perspektif Hubungan Sosial, memandang bahwa peranan hubungan sosial yang informal akan mempengaruhi seseorang bereaksi terhadap informasi. Paul Lazarlfeld (dalam Mulyana, 2000), menyebutnya sebagai “pengaruh personal”; yang ditunjukkan dalam teori two step flow of communication (komunikasi dua tahap). Dalam teori tersebut dikatakan bahwa informasi bergerak menuju orang-orang yang sering memperhatikan media massa; dan selanjutnya dari mereka tersebut informasi menuju pada khalayak. Orang-orang pertama yang terterpa informasi tersebut lazimnya disebut sebagai pemuka pendapat atau opinion leader

Penutup

PR merupakan ujung tombak kesuksesan sebuah organisasi, karena organisasi tidak akan pernah populis tanpa memiliki citra yang baik dan sebuah citra itu terbangun karena adanya peran dan fungsi PR.


Jakarta , Desember 2009
Aceng Ahmad Nasir
Kepala Humas LP3I Pusat



Di presentasikan pada RAKERWIL LP3I 2010